PENGEMBANGAN SISTEM-SISTEM INFORMASI BAGI ORGANISASI NYATA OLEH MAHASISWA INFORMATIKA UNPAR

Dalam rangkaian Dies 25 tahun FTIS UNPAR, panitia menerbitkan bunga rampai, berupa kisah-kisah dari warga FTIS.

oleh Veronica S. Moertini

Sebagai dosen, salah satu kegiatan yang membuat saya bersemangat dan senang adalah: Pada perkuliahan Projek Sistem Informasi 1 dan 2 (Prosi 1 dan 2), saya mengajar dan membimbing tim-tim mahasiswa mengembangkan sistem-sistem informasi bagi organisasi nyata/riil.

Sejak tahun 2013 sampai dengan sekarang, tim-tim mahasiswa sudah/sedang mengerjakan Sistem Informasi (SI) sbb:

  • SI Helpdesk untuk Jonas Photo Bandung yang digunakan oleh kantor pusat beserta cabang-cabangnya untuk keperluan manajemen berbagai aset produksi foto.
  • SI Manajemen Umat untuk Keuskupan Bandung, yang digunakan oleh Keuskupuan beserta seluruh 23 paroki (yang tersebar di Bandung, Lembang, Cimahi, Karawang, Pamanukan, Subang, Purwakarta, Tasikmalaya, Cirebon, Ciamis, dll. ), untuk pendataan umat, perekaman data sakramen-sakramen dan pembuatan surat sakramen, pembuatan laporan tingkat paroki dan keuskupan, dll.. Contoh tampilan system diberikan pada Gambar 1 dan 2.
  • SI Ordo Ursulin Indonesia, yang digunakan oleh provinsialat (kantor pusat) di Bandung dan biara/komunitas yang tersebar di berbagai wilayah Indonesia, Timor Leste dan Filipina untuk perekaman data lengkap para biarawati beserta pendidikan, karya-karya, mutasi antar biara, dll.. Contoh tampilan system diberikan pada Gambar 3.
  • Modul Perekrutan Calon Pegawai, yang digunakan oleh staf HRD Blibli.com untuk menangani perekaman data pelamar dan seleksinya.
  • SI Manajemen Aset, yang akan digunakan oleh Biro Umum dan Teknik (BUT) UNPAR beserta unit-unit organisasi UNPAR (biro, fakultas, lembaga, dll.) untuk pencarian ruang yang dapat dipinjam dan peminjaman ruang dan peralatan. Contoh tampilan system diberikan pada Gambar 4.
  • Yang saat ini sedang berjalan:
    • Portal Mahasiswa UNPAR yang akan digunakan oleh seluruh mahasiswa UNPAR untuk registrasi mata kuliah, melihat nilai/transkrip, mendaftar skripsi, mengajukan beasiswa, cuti studi, dll..
    • Sistem Customer Relationship Management (CRM) bagi sebuah pabrikan peralatan perawatan gigi, yang akan digunakan oleh pabrikan dan dokter-dokter gigi yang menjadi pelanggannya untuk pengelolaan poin, penukaran poin dengan produk, dll.

Kecuali yang terakhir, sistem-sistem di atas saat ini sudah dioperasikan oleh organisasi yang bersangkutan.

Setelah projek selesai dan sistem informasi diluncurkan, sesekali saya biasa menanyakan ke pengurus di organisasi-organisasi di atas, apakah sistem sudah dimanfaatkan dan membantu memberikan solusi-solusi permasalahan yang dulu ada. Ketika saya mendapat jawaban bahwa sistem sudah digunakan dan berfungsi dengan baik, saya merasa bahagia dan bangga. Ternyata tim-tim mahasiswa Informatika Unpar selama masa kuliah sudah dapat berkarya, mempraktekkan ilmu dan pengetahuan di perkuliahan, membangun system informasi sesuai yang dibutuhkan organisasi dan hasilnya benar-bernar dimanfaatkan (oleh berbagai organisasi).

Namun sampai saat ini masih ada hal yang membuat saya prihatin. Pada perkuliahan Prosi 1 dan 2, idealnya seluruh tim mahasiswa mengerjakan projek nyata bagi organisasi. Sayang sekali hal ini belum pernah dapat terealisasi, karena untuk mendapatkan “peluang” projek sistem informasi dari perusahaan/organisasi sulit. Jikapun ada peluang, terkadang lingkup pekerjaan tidak feasible untuk tim mahasiswa atau waktu penyelesaian projek yang sangat singkat (sementara para mahasiswa belum dapat dituntut untuk bekerja dengan sangat cepat dalam mengembangkan sistem informasi, dengan hasil sesuai yang dispesifikasikan organisasi) atau biaya yang dialokasikan (oleh organisasi) tidak mencukupi.

Sedikit informasi tentang proses pencaraian projek-projek nyata tersebut: Untuk perkuliahan yang dimulai pada akhir Januari, saya akan melakukan “hunting” projek sejak bulan September/Oktober sebelumnya. Saya (kadang bersama-sama teman dosen di Kelompok Bidang Ilmu Sistem Informasi, yaitu Bu Rosa dan Vania) menemui pihak-pihak yang berpotensi merumuskan/memberi projek. Upaya ini, tidak selalu membuahkan hasil. Kadang setelah beberapa kali pertemuan, pihak-pihak yang kami temui tidak dapat atau tidak tertarik untuk melanjutkan pembicaraan dengan berbagai alasan/kendala yang ada. Tapi jika kami mendapatkan “lampu hijau”, biasanya kami lalu membantu menuliskan Terms of Reference (TOR) untuk projek tersebut, yang berisi ketentuan-ketentuan projek dan spesifikasi sistem.  Lalu,  rapat-rapat akan dilakukan untuk membahas TOR. Setelah TOR difinalkan, kami mencari dan melakukan perekrutan tim mahasiswa bersamaan dengan mencari “mentor” (bagi mahasiswa) dan nego-nego biaya dengan organisasi pemilik projek. Kegiatan ini semua harus sudah selesai pada bulan Desember, agar pada saat registrasi matakuliah (pertengahan Januari), tim mahasiswa dapat memilih mata kuliah Prosi 1 (yang akan dilanjutkan ke Prosi 2 pada semester berikutnya).

Gambar 1. Contoh tampilan SI Manajemen Umat untuk Keuskupan Bandung (1)
Gambar 1. Contoh tampilan SI Manajemen Umat untuk Keuskupan Bandung (1)

 

Gambar 2. Contoh tampilan SI Manajemen Umat untuk Keuskupan Bandung (2).
Gambar 2. Contoh tampilan SI Manajemen Umat untuk Keuskupan Bandung (2).

 

Gambar 3. Contoh tampilan SI Ordo Ursulin Indonesia.
Gambar 3. Contoh tampilan SI Ordo Ursulin Indonesia.

 

Gambar 4. Contoh tampilan SI Manajemen Aset UNPAR.
Gambar 4. Contoh tampilan SI Manajemen Aset UNPAR.